טיפים לאירועים מוצלחים

עומדים בפני תכנון אירוע ואינכם בטוחים כי אכן תצליחו להביא אותו להצלחה?

צוות המומחים שלנו ב-Coffee&More, אשר מאחוריו כמה מאות אירועים פרטיים ועסקיים כאחד החליט לשתף גם אתכם בכמה נקודות מפתח שיהפכו את האירוע שלכם להצלחה מסחררת.

תאריך האירוע - Save The Date

לפני שאתם קובעים תאריך לאירוע, בדקו היטב ביומן שמועד האירוע  לא נופל על תאריך משמעותי. ברגע שהחלטתם על תאריך האירוע, מומלץ לשלוח " טרום הזמנה " המאפשרת לשריין  אצל המוזמנים את תאריך האירוע וליידע אותם כי הערב הנבחר שמור רק לכם.

את ההזמנה יש לשלוח שלושה שבועות מראש ועל המוזמנים לאשר תוך 48-72 שעות מקבלת ההזמנה. במידה ולא חזרו אליכם, מקובל להתקשר ולשאול האם ההזמנה התקבלה וכמה מהם מגיעים.

כמה הזמנות ומנות להזמין?

למרות שאתם מבקשים אישורי הגעה ולמרות שבדרך כלל מתכוננים לכך שיבואו פחות מוזמנים מאלה שאישרו , כשאתם מבצעים את ההזמנה מהקייטרינג עליכם להזמין מנות בכמות של 10% יותר מכמות האנשים שאישרו, כך שחברת הקייטרינג תוכל להערך בהתאם.

סגירת חוזה

וודאו כי כל הפינות סגורות לגבי כל דבר אפשרי מול בעלי מקצוע השונים ורשמו הכל בהסכם מסודר. רבים מאתנו נוטים לשכוח דברים רבים ביום האירוע ולכן - הביאו אתכם ליום האירוע דף המסכם את הפרטים השונים (לוחות זמנים, רשימת ספקים וכו).

הקפידו למנות אדם קרוב מהמשפחה או החברים המעורה בפרטי האירוע וברצונותיכם, שישמש איש קשר מול חברת הקייטרינג/הפקה, שייפקח ויבדוק שהכל מתנהל כראוי .

ציפיות

הגדירו ציפיות מול בעלי המקצוע ושתפו ברצונותיכם ובכל אשר עולה בדעתכם, הפרטים הקטנים הם אלו העושים את ההבדל...

חבילות

מומלץ תמיד לחפש את החבילות של "הכל כלול" בכדי לקבל את המחירים הנוחים והאטרקטיביים ביותר.

מקום האירוע

יש להתאים את מקום האירוע לסוג האירוע, ואת חלל האירוע לכמות המוזמנים.

האוכל וההגשה

האוכל המוגש באירוע הוא מרכיב חשוב המעיד על איכות ורמת האירוע .לכן, חשוב מאוד שקהל מוזמנים ייהנה מאוכל איכותי ברמה גבוה, יחד עם צורת הגשה מכובדת.

בבחירת הרכב המנות נסו לשלב מנות אשר ייענו על מגוון רחב של העדפות האורחים, באופן זה כל מוזמן יוכל למצוא מנה לטעמו והקפידו לשלב מנות לילדים.

במידה ומודבר בהגשת בופה ממומלץ לבקש הגשה אישית באמצעות מלצר לבני הגיל השלישי.

אסתטיקה וניקיון

אסתטיקה וניקיון הם חלק בלתי נפרד מהאווירה ומהצלחת האירוע.לכן, מומלץ להגדיר מי אחראי על ניקיון לפני במהלך ואחרי האירוח וכמובן לא לשכוח לפזר פחים לפסולת, כאלו ואחרים ברחבת המתחם.

תאורה איכותית

תאורה איכותית ומוקפדת תתרום לאווירת האירוע ולמידת הצלחתו.

בחירת קייטרינג

כידוע האוכל הוא חלק בלתי נפרד מכל אירוע אז אם אתם מבקשים אירוע שיהיה בעל שם טוב כדאי שתמצאו קייטרינג טוב שעונה על הקריטריונים הבאים:

  • קייטרינג שיציע מגוון מטעמים משלל סוגים וגוונים.
  • קייטרינג שמציע אוכל איכותי עם שלל חומרי גלם איכותיים וטריים.
  • קייטרינג בעל ניסיון בהפקת אירועים, הרי אתם מפיקים אירוע, לא?
  • קייטרינג בעל ניסיון באירועים קטנים / גדולים.

עליכם לוודא:

  • האם השירות כולל הגשה או האם מדובר במגשי אירוח בלבד?
  • מהי דרך ההגשה?
  • האם האוכל מגיע מוכן או מתבשל באירוע?
  • האם האוכל מוגש חם?
  • כיצד מתבצע פיזור העמדות באירוע כך שלא יהיה עומס?
  • מה מדיניות של שמירה על אסתטיקה וניקיון של חברת הקייטרינג?
  • האם המחיר כולל סידור ועיצוב בופה/שולחנות,כלי הגשה, ריהוט משלים, סידורי פרחים ודקורציה וכו'

הדבר החשוב ביותר בקייטרינג אחרי האוכל הוא כמובן רמת המקצועיות של הצווות ופיתרון האירוח שהוא מספק לכם. לכן וודאו:

  • שהצוות מקצועי, בוגר, שירותי, אדיב ובעל ניסיון.
  • שהצוות עובד בשיתוף עם חברת הקייטרינג מזה זמן (ולא דרך חברת כח אדם ) ומכיר את אופי העבודה, התנהלות הקייטרינג וכו'.
  • האם ישנו מנהל אירוע ביום האירוע?
  • כמה מלצרים מופקדים על השירות באירוע?
  • האם יש צורך בברמנים באירוע שלכם?
  • האם המחיר כולל טיפ לצוות?

כמו כן, ישנם כמה נושאים נוספים שחשוב לשים אליהם לב בכל אירוע:

  • במידה והנכם מזמינים שירותי בר קפה – וודאו כי יש טכנאי מכונות קפה המלווה את האירוע ומכונת קפה נוספת כגיבוי.
  • בחרו בחברה המחזיקה ברישיונות ובאישורים הדרושים.
  • בחרו בחברה המחזיקה ביטוחים כנדרש.
  • בררו מול חברת הקייטרינג עד כמה הפרטים הקטנים חשובים להם כמו שחשובים לך...כך שישתדלו לעשות את האירוע על הצד הטוב ביותר.
  • בדקו כמה אירועים מפיקה חברת הקייטרינג ביום האירוע שלכם – במידה ומדובר ביותר משני אירועים רצוי לשקול מעבר לחברה אחרת.
  • ערכו סיור ספקים במקום האירוע, הגדירו ותאמו הכל.
  • בררו עם חברת הקייטרינג מה נדרש מכם לספק ביום האירוע והערכו בהתאם : גישה נוחה לפריקה, נקודות חשמל, מקום התארגנות, מקור מים וכו'.
  • להערך בהתאם לתנאי מזג האויר והסביבה - מאוררים, מזגנים, הצללת המקום, ריסוס המקום וכו'.
  • גם אם החלטתם על אירוע בסגנון קוקטייל / ישיבה אלטרנטיבית התארגנו עם שולחן או שניים וכסאות נוחים למען אלו שחפצים בכך..
  • על מנת ליצור אירוע מושלם יש לתכנן את האירוע מבעוד מועד ולא "לתת לדברים לזרום".

עם Coffee&More תוכלו להנות מחווית אירוח משלימה ומפנקת :

  • פינוקים כדוגמת בר קפה, בר משקאות ובופה קינוחים מעוצב ישדרגו לכם את האירוע וישאירו טעם של עוד אצל כל אחד מהאורחים שלכם.

אז למה אתם מחכים? התקשרו אלינו עוד היום ונשמח לחגוג גם אתכם !!

Coffee&More -  שירותי בר קפה, קייטרינג חלבי , קייטרינג כשר, קייטרינג לאירועים עם טעם אחר.

התקשרו עכשיו 03-9015144!