איך מנהלים אירוע מוצלח?

אירועים משפחתיים רבים כמו גם ארגון של אירועים חברתיים כאלו ואחרים דורשים כמובן מאלו המארגנים את האירוע לדאוג לביצען של לא מעט משימות כמה שבועות לפני האירוע עצמו ואפילו במהלך האירוע עצמו, על אף שנותני שירותים רבים הנוגעים לאירועים משפחתיים וחברתיים מעניקים לא פעם שירות מקצועי וללא דופי על אלו שמנהלים את האירוע להיות עם אצבע על הדופק. כדי להצליח להפיק אירוע בצורה נכונה ומרשימה. ישנן כמה נקודות מפתח שחשוב לשים לב אליהן כבר בהליך התכנון הראשוני ובלא מעט מקרים, הן פשוט נשכחות במרוצת המשימות. רוצים לדעת איך מנהלים אירוע מוצלח? כל הפרטים במאמר שלפניכם!

לפני הכל - המלצות וחוות דעת

קייטרינג חלבי באירוע שלכם על מנת שנצליח לנהל אירוע בצורה מוצלחת, חשוב מאד ליצור באירוע צוות רחב, מקצועי ואמין של נותני שירותים. בשוק האירועים כיום קיימים אנשי מקצוע רבים מעניקים שירותי קייטרינג, צילום, הסעות, ביגוד, מוזיקה ועוד. מכל נותני שירותים רבים אלו היכולת להתפזר ולאבד עצמכם היא קלה. צמצו את רשימת נותני השירותים שלכם למינימום האפשרי ודאגו לעבוד עם בעלי מקצוע אמינים ואיכותיים. כדי למצוא בעלי מקצוע כאלה מומלץ להיעזר בהמלצות של חברים ובני משפחה. המלצות אלו יכולות להיות רבות ולהגיע מכל מבין עניין. כמו כן, מומלץ כמובן לבדוק את עמוד ההמלצות באתר האינטרנט של הספק איתו אתם עומדים לעבוד ולראות מהי חוות דעתם של אלו שכבר בחרו בספק זה.

קבעו לעצמכם לוח זמנים

ניהול של אירוע מצליח תלוי כמובן בסדר שלו. על אלו המארגנים את האירוע לקבוע לוח זמנים שבמסגרתו יהיה ניתן לקיים כל חלק וחלק באירוע עצמו, בין אם מדובר בטקס חופה בחתונה, הגשת האוכל, ריקודים וברכות ואפילו טקס הענקת תעודות הצטיינות. המטרה היא לבנות לוח זמנים לאירוע, בעל גמישות מסוימת אשר תעניק לחתני האירוע כמו לאורחים עצמם תחושה טובה שהדברים נעשו תחת מחשבה עמוקה. בעת תכנון הלוז, חשוב להתייחס למצב בשטח ולקבוע זמנים הגיוניים ולא את הזמנים "שאתם מעריכים" כדי להימנע מאי נעימויות. תארו לעצמכם מצב בו הזמן שקבעתם לפעילות מסויימות, אינו מספיק לביצועה - חריגה שכזו תעכב את כל מהלך האירוע שלכם שלא לצורך. אם אינכם מומחים בתחום - הקפידו להתייעץ עם הספקים שלהם אודות הזמנים המקובלים לכל אחד מהשלבים באירוע ובקשו לקבל סיוע והכוונה - אחרי הכל מדובר במשימה משותפת ובאירוע מוצלח לכולכם.

מי אחראי?

על מנת לנהל אירוע מצליח או כל מסגרת פעילה אחרת חשוב שיעמוד מישהו אחד האחראי על הכל. גם באירועים משפחתיים וחברתיים יש וחשוב לקבוע אדם אחד העומד בראש הפירמידה ומנהל את כל הנוגעים בדבר בנוגע לאירוע עצמו. בחלק מהמקרים האדם שמנהל את האירוע הוא אחד מבני המשפחה וכשמדובר באירוע חברתי או עסקי האחראי מגיע מתוך החברה עצמה. המטרה בבחירת גורם אחראי לניהול האירוע הוא ריכוז הבעיות אל מקור אחד על מנת ליצור תיעדוף בהתנהלות האירוע ובשלבים המקדימים לה. במקביל לאותו גורם אחראי, מומלץ לוודא טרם תחילת האירוע מיהו הגורם האחראי אצל כל אחד מהספקים ומי משמש לכם כ"כתובת לפתרון בעיות" בכל אחד מהשלבים באירוע שלכם.הכנה מוקדמת תאפשר לכם לפנות אל גורם משפיע בצוות הקייטרינג או בצוות הבמה באירוע שלכם וכך לטפל בבעיות שנתגלו במהירות ולהימנע מעיכובים מיותרים בלוז שתיכננתם בקפידה.

סליחה, כבר טעמתם ?

אין זה סוג כי האוכל המוגש באירוע הוא גורם בעל משקל משמעותי באירוע שלכם, בין שמדובר באירוע פרטי או באירוע עסקי עמוס הרצאות וטקסים ולכן מומלץ מאד להגיע אל ספק שירותי הקייטרינג שלכם ולטעום את המנות לפני תחילת האירוע. כך תוכלו להתרשם מכל אחת מהמנות ולבחור תפריט מפורט שיתאים לקהל האורחים שלכם באירוע. חשוב לבדוק תמיד, האם מדובר בשירות קייטרינג מקומי או שניתן לשלב קייטרינג חיצוני באולם בו אתם עורכים את האירוע, על מנת לדעת מהו טווח האפשרויות העומד לרשותכם.

יחד עם זאת, חשוב לזכור כי לאורך שנים היווה הבשר שחקן מרכזי בכל הקשור לאוכל המוגש באירועים, אך כיום, חברות קייטרינג רבות מעניקות אפשרויות רבות ומגוונות בנוגע לתפריטים באירוע שיכולים להפוך את האירוע שלכם למוצלח בהרבה. כך לדוגמה, נישה חדשה בעולם הקייטרינג, העונה לשם קייטרינג חלבי תציע לכם תפריט חלבי שנחשב לתפריט קליל ומפנק במיוחד, מלבד הטעם המשובח המנות החלביות לא יכבידו על האורחים שלכם ויהוו שירות הסעדה נעים וטעים גם בעבור קהל הצמחונים באירוע שלכם.

חשוב לזכור תמיד כי הצלחתו של האירוע שלכם תלויה ברמת ההשקעה שלך ובשימת הלב לפרטים, לכן, הקפידו להיערך לאירוע מספיק זמן מראש ולתאם את הגורמים השונים הלוקחים חלק באירוע שלכם. אחרי הכל, הצלחת האירוע שלכם היא הצלחתם של כל אחד מהספקים שלכם וחשוב שכולם יעבדו יחד על מנת להפיק ביחד אתכם אירוע מוצלח .

אם אתם מחפשים שירותי קייטרינג מיוחדים שיתנו לאורחים שלכם חוויה קולינרית מיוחדת ויספקו לכם פיתרון אירוח כולל - זה בדיוק הזמן להרים את הטלפון ולחייג אלינו. שירותי הקייטרינג החלבי ושירותי הבר קפה של חברת Coffee&More יעניקו לכם אירוע בארומה אחרת. חייגו עכשיו - 0544928878